Guide de prise en main AtoM
Votre migration est terminée. Ce guide vous permet de prendre le contrôle de vos archives dans votre nouvel environnement — en toute autonomie, à votre rythme.
5 changements importants à connaître
Avant de commencer, voici ce qui sera différent de ce que vous connaissez dans Archi-Log. Vos données sont intactes — seule l'interface change.
AtoM s'ouvre dans votre navigateur
Fini le logiciel Windows. AtoM est une application web : vous y accédez depuis Chrome, Firefox ou Edge, depuis n'importe quel appareil connecté à Internet. L'adresse vous a été communiquée par FMP lors de la mise en ligne.
Accès universelVotre portail public, c'est la même application
AtoM est à la fois votre outil de gestion et votre portail consultable en ligne. Toute description au statut Publié est visible par le public. Utilisez le statut Brouillon pour travailler sans diffuser.
Diffusion nativePlusieurs personnes travaillent en même temps
AtoM est multi-utilisateurs. Chaque collaborateur possède son propre identifiant et ses propres permissions (administrateur, éditeur, lecteur). L'administrateur crée les comptes depuis le menu Administration → Utilisateurs.
Collaboration à distancePlus de champs, normes élargies
Vos données Archi-Log ont été migrées fidèlement. AtoM propose davantage de zones descriptives (ISAD[G] + RDDA) que vous ne remplissiez peut-être pas auparavant. Rien d'obligatoire à court terme — enrichissez progressivement.
Conformité internationaleL'enregistrement est manuel
Contrairement à Archi-Log, les modifications ne s'enregistrent pas automatiquement. Vous devez cliquer sur Enregistrer à la fin de chaque saisie. Ne fermez pas l'onglet sans avoir sauvegardé — tout sera perdu.
À retenir impérativementRappel critique : toujours enregistrer avant de quitter
AtoM ne conserve pas les modifications en cours. Après chaque saisie ou modification, faites défiler jusqu'en bas de la page d'édition et cliquez sur le bouton Enregistrer avant de naviguer ailleurs.
Archi-Log vs AtoM — retrouvez vos repères
Vue d'ensemble des fonctionnalités : ce qui change, ce qui reste similaire, ce qui s'améliore.
Vos premiers pas dans AtoM
Suivez ces étapes dans l'ordre pour maîtriser rapidement les actions essentielles de la plateforme.
Accéder à votre AtoM
Ouvrez votre navigateur (Chrome ou Firefox recommandés). Dans la barre d'adresse, entrez l'URL de votre instance AtoM communiquée par FMP lors de la mise en ligne.
Enregistrez cette adresse dans vos favoris. Vous en aurez besoin à chaque session de travail.
Se connecter
Cliquez sur Connexion (ou Log in) dans le coin supérieur droit. Entrez votre adresse courriel et votre mot de passe provisoire transmis par FMP. Changez votre mot de passe dès la première connexion via votre profil utilisateur.
Mot de passe oublié ?
Cliquez sur « Mot de passe oublié » sous le formulaire de connexion. Un courriel de réinitialisation vous sera envoyé automatiquement.
Explorer l'interface
Une fois connecté, la barre de navigation principale donne accès aux quatre zones de travail :
Accéder aux descriptions archivistiques, notices d'autorité, sujets, lieux et dépôts.
Créer une nouvelle description, notice d'autorité, terme ou dépôt d'archives.
Gérer les utilisateurs, taxonomies et paramètres du site. Visible uniquement pour les administrateurs.
Recherche plein texte dans tout le fonds, disponible depuis n'importe quelle page.
Retrouver vos données migrées
Cliquez sur Parcourir → Descriptions archivistiques. Votre fonds principal apparaît à la racine. Cliquez sur son nom pour afficher la hiérarchie complète (sous-fonds, séries, dossiers, pièces) — identique à ce qu'elle était dans Archi-Log.
Vous pouvez aussi entrer le nom de votre fonds directement dans la barre de recherche pour le retrouver en quelques secondes.
Modifier une description existante
Naviguez jusqu'à la description souhaitée. Cliquez sur le bouton Modifier (icône crayon ou bouton d'édition). Apportez vos modifications. Faites défiler jusqu'en bas de la page et cliquez sur Enregistrer.
Ne quittez pas sans enregistrer.
Toute modification non sauvegardée est définitivement perdue si vous naviguez ailleurs ou fermez l'onglet.
Créer une nouvelle description
Depuis la description parent (recommandé) : Ouvrez la description parent, puis cliquez sur Ajouter une description enfant dans le panneau latéral droit.
Depuis le menu : Cliquez sur Ajouter → Description archivistique. Remplissez les champs essentiels : Identifiant, Titre, Niveau de description, Date. Enregistrez.
Contrôler la visibilité
En mode édition, repérez la zone Publication (ou Status) :
Visible seulement par les utilisateurs connectés. Pour les descriptions en cours de travail.
Visible par le public sur votre portail en ligne. À utiliser quand la description est complète et validée.
Attacher un fichier numérique (optionnel)
AtoM permet d'associer des fichiers numériques (images, PDF, audio, vidéo) directement à une description. En mode édition, utilisez la section Objet numérique pour téléverser un fichier ou lier une URL. Le fichier sera affiché directement sur la fiche publique.
Cette fonctionnalité n'existait pas dans Archi-Log. Elle est entièrement optionnelle — vos descriptions textuelles fonctionnent parfaitement sans fichier associé.
Lexique Archi-Log → AtoM
Retrouvez vos repères linguistiques. Les termes changent, mais les concepts sont les mêmes.
Vous ne trouvez pas un champ ? La plupart des zones ISAD(G) sont regroupées en sections pliables dans le formulaire d'édition. Cliquez sur l'en-tête de la section pour la développer.
Ressources pour aller plus loin
Documentation officielle, communauté et associations professionnelles pour approfondir votre maîtrise d'AtoM.
Documentation officielle AtoM
La référence complète de la plateforme, disponible en français. Couvre la saisie, l'administration, les imports, les paramètres de configuration et plus encore. Point de départ recommandé pour toute question.
Communauté et forum
Le forum mondial des utilisateurs d'AtoM. Questions, conseils, annonces de mises à jour et retours d'expérience de milliers d'institutions à travers le monde. Des archivistes francophones y participent régulièrement.
Association des archivistes du Québec
L'AAQ propose des formations, publications et ressources en archivistique adaptées au contexte québécois. Bon point de référence pour les normes RDDA et les bonnes pratiques professionnelles.
Artefactual Systems
L'entreprise qui développe et maintient AtoM (Vancouver, C.-B.). Propose du support commercial, de la formation sur mesure et du conseil pour les déploiements complexes ou les développements personnalisés.
Par où commencer ?
La documentation officielle (accesstomemory.org/fr/docs/) est bien structurée et maintenue à jour à chaque version. La section « Manuel de l'utilisateur » couvre les tâches quotidiennes avec captures d'écran. C'est votre premier arrêt en cas de question technique.
Besoin d'aide après la migration ?
Frédéric reste disponible après la mise en ligne. Questions, ajustements de configuration, formation complémentaire — n'hésitez pas à le contacter.